دفاتر قانونی

دفاتر قانونی حسابداری مهمترین ابزار کار یک حسابدار هستند.

شاید حتی بتوانیم ادعا کنیم دفاتر حسابداری اولین مواردی هستند که هرکس باید در علم حسابداری با آن ها آشنا شود. و علت آن هم این است که یک حسابدار باید به صورت روزمره اسناد و اطالعات حسابداری را در این دفاتر قانونی ثبت کند.

در ادامه این مقاله با دفاتر (قانونی رسمی) و دفاتر غیر رسمی آشنا می شوید. ویژگی ها و کاربردهای هر یک را می شناسید و در مورد اهمیت تنظیم و نگارش این دفاتر می خوانید. در ادامه هم به نکاتی در مورد تنظیم و نگهداری دفاتر قانونی می پردازیم.

دفاتر قانونی محل ثبت کلیه رویدادهای مالی بعد از ثبت در اسناد حسابداری هستند. در واقع رویدادهای مالی بعد از اینکه در اسناد حسابداری ثبت شدند و به تایید مدیریت رسیدند در دفاتر حسابداری که توسط قانون تعیین شده است، ثبت و نگهداری می شوند. به این دفاتر که توسط قانون مورد تایید است در اصطلاح دفاتر حسابداری یا دفاتر قانونی حسابداری می گویند.

 

Accounting

دفاتر قانونی

 

دفاتر حسابداری در مجموع به دو دسته اصلی تقسیم می شوند:

1.دفاتر رسمی (قانونی) : دفاتری هستند که طبق قانون حتما باید تهیه و تنظیم شوند و در این مورد اجبار قانونی وجود دارد.

دفاتر رسمی و قانونی به دو دفتر روزنامه و دفتر کل تقسیم می شوند:

2.دفاتر غیر رسمی (کمکی) : دفاتری هستند که اجباری برای تهیه آن ها وجود ندارد. و تنها به منظور ایجاد سهولت و دقت در امر حسابداری و نگهداری بهتر حساب ها تنظیم می شوند. دفتر معین معروف ترین دفتر غیر رسمی محسوب می شود.

دفتر روزنامه

دفتر روزنامه دفتری است که تمام عملیات ها و معامالت مالی واحد اقتصادی باید در آن ثبت شود. این وقایع باید به ترتیب تاریخ در دفتر روزنامه ثبت شوند.
دفتر روزنامه متشکل از چند ستون است. در این ستون ها شماره سند حسابداری، تاریخ، شرح رویداد، مبلغ بدهکار و یا مبلغ بستانکار رویدادهای مالی ثبت می شوند.

در ستون شرح باید نام حسابی که بدهکار یا بستانکار می شود و خلاصه ای از رویداد مالی مورد نظر نوشته شود.

کلیه اسناد حسابداری باید به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه وارد شوند.
دفتر روزنامه از مواردی است که شرکت ها برای تهیه صورت های مالی در سال مالیاتی از آن استفاده می کنند.

دفاتر روزنامه به 2 دسته تقسیم می شوند:

معمولا در مجموعه های بزرگ که حجم رویدادهای مالی خیلی زیاد است. حتی ممکن است برای هر نوع خاص از معامله مالی دفتری روزنامه به خصوص در نظر گرفته شود. البته وجود این دفاتر به این معنی نیست که به دفتر روزنامه کلی نیازی نیست. در این موارد دفاتر روزنامه ای که برای یک نوع خاص از رویدادهای مالی در نظر گرفته می شوند با نام “دفتر روزنامه اختصاصی” و دفتر روزنامه ای که تمامی رویدادهای مالی و معاملات در آن ثبت می شود با نام دفتر «روزنامه عمومی» شناخته می شود.

دفترکل

در دفتر کل برای هر حساب صفحه ای جداگانه در نظر گرفته می شود. و تمام رویدادهای مالی مرتبط با آن حساب که در دفتر روزنامه ثبت شده اند باید به ترتیب تاریخ وقوع رویداد مالی، به این صفحه منتقل می شود. بنابراین با توجه اینکه تمام حساب های یک مجموعه اقتصادی در دفتر کل به تفکیک ذکر شده، این دفتر قانونی را می توان یکی از مهمترین دفاتر قانونی شرکت ها و موسسات دانست.

در مورد انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل هرکسی زمان متفاوتی را اعالم می کند. برخی معتقدند این اطلاعات دفتر روزنامه هر هفته باید به دفتر کل منتقل شود. برخی معتقدند این اتفاق باید ده روز آخر ماه انجام شود. و به نظر برخی دیگر برای انتقال اطالعات بین این دو دفتر قانونی تا پانزدهمین روز ماه بعد زمان دارید.

اما چرا دفاتر قانونی اهمیت دارند؟

دفاتر قانونی وضعیت حساب های یک مجموعه را از نظر بدهکار یا بستانکار بودن مانده حساب به طور واضح منعکس می کنند. همچنین دفاتر حسابداری اسناد رسمی مستدلی برای کاهش اشتباهات در حسابداری، به خصوص در زمینه عدم ثبت معامالت و رویدادهای مالی یا هرگونه اشتباه دیگری مثل ثبت تکراری رویدادهای مالی هستند.

یکی دیگر از دلایل اهمیت دفاتر قانونی، انعکاس تمام جزئیات مربوط به رویدادهای مالی در تمام ابعاد است. اطلاعاتی مثال تاریخ، مقدار معامله، بدهکاری و بستانکاری هر حساب در دفاتر قانونی مشخص هستند. دفاتر حسابداری اطلاعات مالی را به ترتیب زمان رخداد دسته بندی می کنند. و در دسترسی های بعدی اطلاعات خوبی به کاربر ارائه می کنند.

عواقب عدم تنظیم دفاتر قانونی چیست؟

عواقب عدم تنظیم دفاتر قانونی، جریمه و بسیاری از مشکالت دیگر است. در صورتی که می خواهید شامل جریمه و ایجاد مشکالت بعدی نشوید باید یک سال قبل از شروع سال مالی جدید برای دریافت دفاتر پلمپ شده سال مالی اقدام کنید. در برخی موارد هم شاهد این هستیم که دفاتر قانونی قبل از اینکه سال مالی جاری به پایان برسد تمام می شوند. در این شرایط هم می توانید نسبت به دریافت دفاتر جدید اقدام نمایید.

رد دفاتر قانونی به چه معناست و چرا صورت می گیرد؟

در پایان هر سال مالی دفاتر قانونی باید توسط کارشناس مالیاتی بررسی و تایید شود، اما در برخی موارد به دلیل وجود مشکالت و رعایت نکردن موارد قانونی این دفاتر توسط کارشناس مالیاتی رد می شوند. به این اتفاق رد دفاتر می گویند.
رد دفاتر در بیشتر موارد به دلیل وجود مشکالتی در زمینه تحریر یا انجام اصالحات صورت می گیرد. در پایان بد نیست به رایج ترین مواردی که باعث رد دفاتر قانونی می شوند اشاره کنیم.

استفاده از دفاتر مالی سال یا سال های گذشته

تحریر اطلاعات مالی دروغین و ساختگی

ثبت نکردن فعالیت های مالی مرتبط با شعب

ثبت نشدن اطلاعات مرتبط با چند فعالیت به هر دلیل

وجود خدشه، پاک شدگی و تراشیدگی در موارد ثبت شده

دفاتری که از پلمپ خارج شده باشند

وجود صفحات سفید بیش از حد استاندارد

جریمه ای که برای عدم ارائه دفاتر قانونی توسط شرکت ها در نظر گرفته شده معادل 20 درصد از مبلغ مالیات و جریمه رد دفاتر نیز برابر با 10 درصد مبلغ مالیات است.

دفاتر پلمپ

جهت اظهار هزینه ها و بر اساس ماده 6 قانون تجارت،کلیه اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی پس از ثبت شرکت درآمدهای خود به دفاتر پلمپ نیاز دارند.
دفاتر پلمپ به صورت دفتر کل و روزنامه می باشند که بر حسب کارکرد 50-100-150برگی می باشند.
تمامی شرکت ها در صورتی که کارکردی داشته باشند جهت مشخص نمودن عملکرد مالی خود موظف به تکمیل این دفاتر هستند،عدم اخذ،تکمیل و ارایه این دفاتر باعث علی الراس شدن شرکت خواهد شد.

در صورتی که شرکت فعالیتی هم نداشته باشد جهت اعالم عدم فعالیت خود به دارایی، باید دفاتر پلمپ شده خود را به صورت سفید یا خالی به حوزه دارایی شرکت تسلیم نمایند.
علت نامگذاری این دفاتر، به نام دفاتر پلمپ به این دلیل است که کلیه صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند.

مدارک مورد نیاز جهت اخذ پلمپ دفاتر

کپی شناسنامه و کارت ملی برابر اصل شده “ در دفترخانه اسناد رسمی یا توسط وکیل موسسه“ تمامی اعضای شرکت

اسکن روزنامه رسمی تاسیس

اسکن روزنامه رسمی آخرین تغییرات

مهر شرکت

دلایل رد دفاتر

استفاده از دفاتر سال های قبل

ثبت هرگونه اطالعات غیرواقعی

ثبت نکردن فعالیت های مربوط به شعب یا شعبه شرکت

صفحات بیش از حد سفید گذاشته شده و سفید ماندن تمام صفحات به منظور سوء استفاده

عدم ثبت یک یا چند فعالیت

تراشیدن، پاک کردن، محو کردن و مخدوش کردن مندرجات درصورتی که دفاتر از پلمپ خارج شده و فاقد یک یا چند برگ باشد.

موارد کاربرد دفاتر پلمپ

ارائه اظهارنامه مالیاتی

اخذ کارت بازرگانی